Como é feito o fecho de caixa diário de uma empresa?

A gestão diária de caixa é uma parte muito importante da gestão de uma empresa. O controlo da tesouraria, das despesas e das cobranças, bem como da liquidez existente numa empresa, é fundamental, segundo os especialistas, para que esta seja financeiramente equilibrada e prospere. 

Saber como fazê-lo de forma eficaz e manter todas as operações actualizadas é uma tarefa que requer tempo e pessoal especializado. Dependendo do volume do negócio, esta não é uma tarefa fácil. Quer saber em que consiste a gestão diária da caixa registadora de um retalhista?.

Na Prosegur Cash oferecemos aos nossos clientes uma solução digital para a gestão diária e integral do dinheiro em qualquer loja ou ponto de venda: Cash Today.   

Este serviço inclui uma caixa registadora que permite controlar e gerir o numerário de uma loja, aceder à informação sobre o numerário acumulado em tempo real e fazer a contagem automática do mesmo. 

O serviço Cash Today inclui também a recolha do dinheiro e a entrega do troco. Uma solução perfeita para uma gestão diária eficaz do numerário. 

 

A caixa de uma empresa é a liquidez existente uma vez calculadas as entradas e saídas de dinheiro através de um registo contabilístico. A liquidez de uma empresa é a base da sua sobrevivência e deve, por isso, ser objecto de um controlo rigoroso e eficaz através da gestão dos clientes e das dívidas.  

O fecho de caixa de uma empresa pode assim ser entendido como um conjunto de acções que visam relacionar e controlar os movimentos de caixa. Estes incluem os recebimentos e os pagamentos em numerário, mas também outros tipos de movimentos, como os levantamentos ou as transferências de dinheiro.  

O seu objectivo é garantir que existe sempre um saldo positivo que nos permita cumprir as obrigações de pagamento da nossa actividade e dispor da liquidez necessária para obter lucros e rentabilizar a actividade. 

Uma gestão diária eficaz da tesouraria deve ter em conta: 

• Ter uma pessoa responsável pelos movimentos de caixa. Dependendo da dimensão da empresa, pode haver mais do que uma pessoa, mas o ideal é que haja uma pessoa encarregada de controlar os movimentos de caixa e de os registar num livro de contabilidade. Se a empresa estiver aberta durante mais horas, pode ser necessário ter dois gestores de caixa para supervisionar todos os movimentos. 

• Previsão de recebimentos e pagamentos. Isto é importante para que não haja imprevistos ou faltas de dinheiro. Um planeamento adequado é essencial para a gestão diária da tesouraria de qualquer loja. 

• A existência de recibos para todas as entradas e saídas de dinheiro. Isto ajudará a controlar melhor a tesouraria e a permitir auditorias ou controlos extraordinários, bem como a equilibrar eventuais desequilíbrios devidos a erros. 

• Efectuar uma contagem diária de dinheiro. 

 

O fluxo de caixa num negócio é essencial. É o facto de as receitas serem superiores às despesas que torna uma empresa viável. É a gestão diária da tesouraria que controla e planeia a sua realização. É importante ter em conta: 

• Controlar o dinheiro em caixa no início da jornada laboral. Muitas vezes pensa-se que a contagem de dinheiro só deve ser efectuada no final do expediente, mas se também for feita logo de manhã, permite começar o dia com a caixa arrumada e é mais fácil fazer o fecho posteriormente.  

• Além disso, outras transacções, como pagamentos por débito directo ou pagamentos efectuados com cartões de crédito, que tenham sido efectuadas entre o fecho do dia anterior e a abertura do dia, podem ser controladas aqui. 

• Controlo de caixa eficiente ao longo do dia. Isto inclui a contagem do dinheiro, o depósito do dinheiro na caixa, e a eliminação de diferenças em relação às contagens da manhã. É importante fazer isto em pares para um maior controlo e para evitar erros humanos. O dinheiro deve ser entregue fora das horas de ponta e o montante, a hora e o empregado que entregou o dinheiro devem ser registados. O caixa deve também assinar a entrega. 

• Ter um livro de contas no qual são registados todos os movimentos de dinheiro. 

 

Uma das operações mais importantes para a gestão diária da tesouraria de uma loja é a contagem de dinheiro.  

Normalmente efectuada no final do dia, é um procedimento que permite contar as transacções em numerário efectuadas no estabelecimento, incluindo não só as compras e os pagamentos em numerário, mas também todas as transacções efectuadas com cartão ou qualquer outro meio de pagamento, cobrança ou reembolso quantificável.  

Isto é muito mais fácil se tiver um cofre inteligente, como o que oferecemos com o serviço Cash Today, que, graças à digitalização e eficiência que proporciona, consegue reduzir o tempo de reconciliação de dinheiro.  

É a melhor maneira de calcular o saldo total no final do dia de trabalho, bem como de resolver possíveis erros e evitá-los. Graças à contagem de caixa, a realidade económica e financeira do negócio reflete-se de forma real. 

A gestão diária de caixa de uma loja é uma tarefa fundamental para a estabilidade e a rentabilidade de uma empresa. Deve ser efetuada de forma eficiente e contínua para que o negócio seja viável. 

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